Пять шагов в организации учета
Как обеспечить контроль за перемещением сыпучих грузов в холдинге или на большом предприятии, включающим в себя несколько самостоятельных предприятий и подразделений?
Можно одним волевым решением руководителя внедрить весь спектр оборудования и услуг, провести обучение персонала и использовать все преимущества автоматизированного учета сразу или распределить инвестиции на два, три года, внедряя постепенно средства учета движения продукции. В любом случае нужно пройти пять шагов в организации учета.
Первым шагом в решении этой проблемы является установка электронных автомобильных весов. Уже на этом этапе можно производить взвешивание автотранспорта. Важно установить качественные весы, которые в будущем можно будет дополнить модулем коммерческого учета. Отгрузочную документацию на этом этапе нужно вести вручную, используя стандартные формы документооборота.
Вторым шагом является автоматизация процесса взвешивания. Это оснащение весовой компьютером, установка на него программы учета, подключение весового терминала к компьютеру. Эта автоматизация позволяет настроить электронный документооборот с сохранением всех результатов в базе данных компьютера (а так же интеграция в бухгалтерские программы: 1С: и другие).
Третьим шагом является организация весовых комплексов на базе электронных весов: это оснащение весов дополнительным оборудованием для организации процесса взвешивания — установка шлагбаумов, светофоров, видеокамер, систем распознавания автомобилей, организация удаленных постов взвешивания. В результате внедрения этого шага появляется автоматизированное место весовщика с функцией распознавания номеров автотранспорта, контролем ввозимой и вывозимой продукции, контролем несанкционированных проездов по весам, режимом «ночного» взвешивания или получение полностью автоматизированного, без участия оператора, весового комплекса.
Четвертым шагом является обеспечение связи весовых комплексов между собой и местом учета в центральном офисе, посредством организации сети интернет или локальной сети, установка сервера сбора данных, организация получения данных в реальном режиме времени, настройка необходимых отчетов.
Пятым, заключительным шагом в организации учета является подготовка данных для принятия управленческих решений с целью оптимизации грузопотоков, оперативного контроля остатков продукции на складах и управление ими отделом продаж, интеграция с программами управленческого учета. Появляется возможность наблюдения за процессами взвешивания в режиме реального времени с помощью мобильных устройств (в том числе без использования интернета, по локальной сети).
При внедрении полного комплекса работ решается несколько задач:
- снижается влияние человеческого фактора на процесс взвешивания;
- появляется современный, надежный инструмент ведения первичного учета;
- повышается ответственность сотрудников;
- ведется единая база между всеми подразделениями предприятия;
- происходит получение данных с весовых комплексов в on-line режиме;
- производится видео и фотофиксация событий;
- происходит распознавание государственного номера;
- ведется контроль несанкционированных проездов.
Это приводит к снижению потерь, выявлению недобросовестных работников, повышению ответственности каждого работника на своем рабочем месте, возможности поощрения работников за оперативность, качество работы по объективным данным.
Перепечатка всей статьи и отдельных ее частей запрещена.